海外の取引先や現地で雇用している従業員を、会議や打ち合わせのため日本へ招へいしたいとお考えの方はぜひこちらのページをご参考にしてください。
アメリカやカナダ等の査証免除国の方であれば、特に問題なく会議や打ち合わせ・ミーティングに来てもらう事が出来ますが、ベトナムや中国・フィリピンのような査証非免除国の方を日本へ会議や打ち合わせに呼ぶには「短期滞在ビザ(商用ビザ)」が必要になります。
今回、私たちコモンズ行政書士事務所がご紹介する記事は「会議や打ち合わせをするため商用ビザで外国人を日本へ招へいする方法」をテーマにご紹介致します。日本へ会議や打ち合わせのため外国人を招へいしたいとお考えの方は、ぜひご参考にしてくださいね。
私たちコモンズ行政書士事務所では、ビザ取得を専門に行っており常に取得率97％以上を誇っております。また、サポート料金も1名様55,000円(税込)と明朗会計になっており、追加料金を頂くことは一切ございません。それだけ、ビザ取得のサポートに関しては他に負けない自信を持っております！特に短期滞在ビザは毎日のようにご依頼を頂いておりますので、最新のビザ取得傾向や許可データが豊富にあります。
１、日本へ会議や打ち合わせに呼ぶために必要なこと
何故日本で会議や打ち合わせを行うのかを具体的に伝えましょう！
外国人の方に会議や打ち合わせのため日本へ来てもらうには、具体的に何故その外国人の方を日本へ招へいして会議や打ち合わせを行うのかを具体的に説明することが大切です。
最近では、Skype等のテレビ電話を用いて会議や打ち合わせが可能となっているため、その人がわざわざ日本に来て会議や打ち合わせをしないといけない理由が求められる傾向にあります。
例えば、商品の素材や機械の稼働等実際に目で見たり手で触れたりしながらでないと分からない等であれば日本に来ないといけない理由と言えるでしょう。また、会議に来て欲しい理由だけではなくその方に来て欲しい理由も伝えましょう。例えば、現地企業の責任者である・今後展開していくプロジェクトの責任者である等、なぜその人を日本へ呼ぶのかも説明しましょう。
商用ビザは、来日目的をきちんと伝えることが1番大切なことです。もし、まだ1度も会った事がない人を呼ぶ場合でも、日本での会議や打ち合わせが今後会社としての成長にとても重要になることを伝えることが出来れば十分商用ビザをご取得頂ける可能性があります。
２、日本へ会議や打ち合わせに来てもらうためには滞在予定表が重要
いつ？どのような場所で？どのような会議・打ち合わせを行うのか？
商用ビザの取得には上の項目でもお話したように具体的にどのような事を日本で行うのかを伝えることが大切です。
それらの内容を文章で伝える事も大切なのですが、滞在予定表といってビザ申請人(会議・打ち合わせに来る外国人)がいつ・どこで・どのような会議・打ち合わせを行うのかといった事が分かる日程表を作成する必要があります。この滞在予定表(日程表)に、詳しくその日に行く場所や行動を書くようにしましょう。
例えば、会議や打ち合わせとだけ記入するのではなく「㈱衣料×× 大阪工場 開発責任者と新商品の打ち合わせ」といったようにどこで・誰と何をするのかが、滞在予定表内で分かると審査官の方に伝わりやすいかと思います。また、午前中や午後によって会議内容や場所・打ち合わせのメンバーが変わるならその点も記入するのが良いでしょう。
そして、もう1つ大切なことがあります。それは、必要な日数だけ希望をすることです。もちろんトラブル等により滞在予定表通り進まない可能性もあるのであらかじめ予備日を設けておくことは問題ないです。
ただ、あまりに多い予備日を設け過ぎて滞在日数が長くなり過ぎるとそれだけの日にちが本当に必要なの？といった疑問がうまれてしまうので審査が厳しくなります。
そのため、会議や打ち合わせのため日本へ呼ぶ時は何を日本で行うのかをきちんと決めて、必要な日数を希望することが商用ビザ取得の秘訣になります。もし、会議や打ち合わせだけではなく日本での研修を予定している場合は、その旨もきちんと伝えるようにしましょう。
３、会議・打ち合わせ(商用ビザ)の事例をご紹介します！
ぜひご依頼のご参考にしてみてくださいね！
商用ビザの会議・打ち合わせ・ミーティング事例・ケースをご紹介します。ぜひ、ご依頼やご相談のご参考にしてください。
中国の工場で雇用している従業員を会議に呼ぶ
国籍：中国
日数：3日間(15日ビザを取得)
日本側の企業形態：株式会社
内容：中国の工場で雇用している現地の従業員を、日本で行われる機械導入についての会議へ参加してもらうために招へいされました。予備日を設けた合計3日間の来日になりました。
ベトナムの取引先を日本での打ち合わせに呼ぶ
国籍：ベトナム
日数：2週間(15日ビザを取得)
日本側の企業形態：株式会社
内容：ベトナムで新たに飲食店を展開するため、現地での協力者である取引先を日本へ呼んで打ち合わせをされました。また、日本で流行している飲食店の視察も兼ねていたため合計2週間の滞在となりました。
インドネシアの取引先を日本での打ち合わせに呼ぶ
国籍：インドネシア
日数：1ヶ月(30日ビザを取得)
日本側の企業形態：株式会社
内容：インドネシアの工場で作成してもらう衣料雑貨について、デザインやテスト段階から打ち合わせに入ってもらうためインドネシアの取引先を招待されました。製作期間等を設けその都度チェックする必要があったため、長期の滞在をご希望されました。
パキスタンの取引先を日本での打ち合わせに呼ぶ
国籍：パキスタン
日数：3週間(30日ビザを取得)
日本側の企業形態：株式会社
内容：パキスタンの取引先である輸出する自動車・自動車部品の件で、実際に商品を見ながら打ち合わせを行う必要があったので日本へ招へいされました。商品が全国にあったため、約3週間の滞在スケジュールをご希望されました。
こちらでご紹介している会議や打ち合わせ・ミーティングは一例になります。日本へ会議や打ち合わせ・ミーティングをするため外国人を招へいしたいとお考えの方はお気軽にご相談ください。
なお、実際に会議や打ち合わせ・ミーティングのため日本へ呼べる時期の目安は、お申込み頂いてから1カ月半後を目安にして頂くのが良いです。出来る限りビザ申請手続きはお時間に余裕を持って進めて頂くことをおすすめします。
４、会議や打ち合わせのため日本へ呼ぶ商用ビザ取得に必要な書類
書類をしっかり揃えることが大切です
外国人の方を日本で行う会議や打ち合わせに呼ぶための商用ビザ取得に必要になる書類をご紹介致します。
基本的に必要になる書類は下記で間違いないかと思いますが、ビザ申請人(日本で会議や打ち合わせを行う外国人の方)の国籍によって、必要書類が異なります。正確な書類については、各申請先の大使館や領事館等にあらかじめご確認頂くことをおすすめします。
会議や打ち合わせへ呼ぶための商用ビザ取得に必要な書類
- 招へい理由書
- 身元保証書
- 滞在予定表(研修日程や商談日程)
- 法人登記簿謄本原本（発行後３ヶ月以内のもの。）
- 会社四季報（最新版）の該当ページの写し
- 案内書又はパンフレット等招へい機関の概要を明らかにする資料
- 会社・団体概要説明書
- 今回の会議内容の予定が分かる資料
- 雇用契約書等(既に雇用している人を会議や打ち合わせに呼ぶ場合)
- 宿泊場所が分かる資料(ホテルの予約表等)
- 査証申請書
- 写真
- 旅券
- 在職証明書
- 派遣状等
コモンズ行政書士事務所では、商用ビザに必要になる書類をお客様の状況にあわせてご案内をしております。また、何か手続き中にお困り事やご不安な事がございましたら担当の先生にお電話やメールですぐにご相談頂くことが可能です。そのため、書類のご準備や手続きに迷うことがありません。もし、ご自身での申請がご不安な方はわたしたちにご依頼ください。ぜひ私たちと一緒にお手続きを進めましょう！
５、会議や打ち合わせをするため商用ビザで外国人を日本へ招へいする方法のまとめ
会議や打ち合わせのため日本へ呼ぶならコモンズにおまかせください
- なぜ会議や打ち合わせに呼びたいのかをしっかり伝えよう！
- 滞在予定表に行動予定をしっかり記入することが大切です
- 必要書類はビザ申請人の国籍によって異なります
- 手続きは時間に余裕を持って進めることをおすすめします
今回ご紹介した内容をご参考にして頂き、日本で会議や打ち合わせ・ミーティングをするための商用ビザ申請に役立ててもらえれば嬉しいです！私たちコモンズ行政書士事務所では、お客さまそれぞれにあった関係性や収入などを考慮しビザ審査に有利な書類作成をしております。サポート料金は1名様55,000円(税込)！2名様からは10,000円お値引きをしております。ご依頼後、追加料金は一切頂いておりません。
初回相談も無料で行っております。お気軽に下記のお問合わせフォームまたはお電話にてご連絡ください。短期滞在ビザを取得するなら業界トップクラス・国家資格者の行政書士であるコモンズ行政書士事務所へおまかせください。お客様のビザ取得をフルサポートすることをお約束致します。
