招へい理由書の書き方・記入例をプロが教えます！

１. 短期滞在ビザの招へい理由書について

短期滞在査証申請の招へい理由書の役割とは？

まず招へい理由書がどのような書類かご説明します。招へい理由書はビザ申請人(海外から日本へ来たい人)を日本へ招待しますよ！と日本国大使館や領事館に伝える書類になります。ここで「招へい理由書」にサインをする人を「招へい人(招聘人)」といいます。

短期滞在ビザは、ビザ申請人本人だけでも申請・取得は可能ですが、その場合審査のハードルが高くなるため許可を貰う事が難しくなっています。(例えば、中国では何十万円以上の保証金を預ける必要があったり他国でも一定の年収を超えている事が申請条件だったりします。)

【関連ページ】保証金不要！中国人のカンタンな短期滞在ビザ手続き方法を知る

また、実際に短期滞在ビザが取得出来ても団体ツアーだったり、滞在日数が短かったりと行動や滞在日数に制限が多くなる傾向があります。

しかし、日本で暮らしている人が「招へい理由書」を書いて招待してあげることにより、このような保証金やビザ申請人の年収要件・行動制限や日数制限を受けることなく短期滞在ビザ申請を行うことが出来ます。

そして、「招へい理由書」で日本側に協力者がいることが明確なため、審査のハードルもビザ申請人本人だけで申請するよりもはるかに下げることが可能です。

この「招へい理由書」は外務省のホームページからダウンロードできます。
⇒【外務省HP】ビザ申請書類ダウンロード

ちなみに下の画像が短期滞在ビザ申請に必要になる招へい理由書になります。次の項目から上から順番に記載項目を解説していきます。

また、招へい人になるためには必ず日本で暮らしている事と日本に住民票があることが絶対条件になります。もし、海外駐在や留学等で日本で暮らしていない方は日本でご家族やご友人に協力してもらって短期滞在ビザを取得する方法もあります。

また、ビザ申請人の国籍によって条件が異なるケースもございますので詳しくはお問い合わせフォームからお気軽にお電話やメールでご相談ください。

２. 短期滞在ビザ招へい理由書の各記載項目を紹介！

招へい理由書の1番から5番の内容を理解しよう！

さっきの招へい理由書の画像に上から順番に1番～5番の番号をつけました！これから順番に1番から説明をしていきますので画像を確認しながらどこの項目の説明かを見てくださいね！

１番の日付の書き方について

招へい理由書を記入した日付を書いてもらえればOKです！ただし、書類の有効期限は発行(記入日)から３か月間になります。

例えば、2018年7月1日に招へい理由書を記入した場合⇒招へい理由書の有効期限は2018年9月30日までになります。

そのため、短期滞在ビザ申請(大使館・領事館・代理申請機関へ提出)を行うのが2018年10月1日以降になる場合は、招へい理由書を書き直す必要がありますのでご注意ください。

２番の大使館・領事館の書き方について

ここには海外から呼びたい人(ビザ申請人)の国にある書類の提出先になる大使や総領事の名前を書きます。

例えば、フィリピンに暮らしているビザ申請人を招待したい場合は、在フィリピン日本国大使殿と記載します。(フィリピンの場合は、短期滞在ビザの審査は暮らしている地域がどこであっても審査を行うのは在フィリピン日本国大使館で行われます。)

ただ、中国のような国の場合、暮らしている地域によって管轄が異なります。上海に暮らしている人のビザを申請するなら在上海日本国総領事殿、北京に暮らしている人の場合は在中国日本国大使となります。

中国以外にも、ベトナム・ロシア・インドネシア・タイ・インド等も暮らしている地域によって管轄が変わりますので、事前に各大使館のホームページで確認することをおすすめします。

また大使や総領事はどちらかにチェックを入れますので記載する項目は在○○○○日本国の○○○○の部分のみ記載します。(例：在ベトナム日本国大使ならベトナムのみを記入し、大使にチェックを入れる)

【参考記事】ベトナム人の彼女と日本で結婚手続きが実現！ベトナム人の短期滞在ビザ手続き方法

３番の招へい人の項目の書き方について

まず、前提として3番の項目については招へい人と身元保証人が同一人物が行う場合は、省略しても問題ありません。その場合は、氏名欄の項目に｢省略｣と記載してください。もし、招へい人と身元保証人が別の場合は記入が必要になります。

【例：奥様が招へい人でご主人が身元保証人を行う場合は、奥様の情報を記載する】

【住所】の書き方
住所は招へい人の住民票に記載されている住所を番地やマンション名等も省略せず全て記入してください。商用の場合は、登記簿謄本に記載されている所在地を記載してください。郵便番号も忘れずに記入してください。

もし、一時的に仕事等のやむを得ない事情があり実際に暮らしている場所と住民票住所が異なる場合や登記簿謄本に記載されている住所以外で事業を行っている場合は、別紙で補足説明書を作成し何故そのような状況になっているのかを説明するようにしてくださいね。

【氏名】の書き方
氏名は招へい人の名前を自筆で書きます。氏名以外の項目についてはPCでの入力でも問題ありませんが、氏名は必ず手書きで記入するようにしてください。

商用の場合は氏名の前に会社名と役職を記入してください。捺印も忘れずにしましょう！商用の場合は代表社印・役職者印または会社印を捺印してください。

捺印は、シャチハタは避けてください。もし、外国籍の方が招へい人で印鑑を持っていない場合はサインでＯＫです。

【電話番号＆ＦＡＸ番号】の書き方
招へい人の電話番号とＦＡＸ番号を書いてください。ＦＡＸ番号がない場合は記入は不要です。知人訪問・親族訪問の場合、電話番号は出来る限り連絡の繋がりやすい携帯番号を記入してください。

商用は会社の代表番号等で結構です！また、内線番号がある場合は記入し特にない場合は空白のままで大丈夫です。

【参考記事】フィリピン人を日本へ招待！フィリピン人の短期滞在ビザ手続き方法

【担当者所属先名】の書き方
短期商用の場合はこの項目に所属先の会社名を記入してください。知人訪問・親族訪問は記載不要です。

【担当者氏名】の書き方
担当者氏名とは招へい人(代表取締役等)がビザ申請人の招へい手続きを進めている場合は招へい人(代表取締役等)の情報で結構です。ただ、招へい人以外がビザ申請人の招へい手続きを担当している場合はその担当をしている人の名前を記入してください。

【担当者電話番号＆ＦＡＸ番号】の書き方
担当者の電話番号・ＦＡＸ番号を書いてください。会社の番号でも問題ありませんが、出来れば繋がりやすい携帯番号を記入することをおすすめします。

4番のビザ申請人の項目の書き方について

【国籍】の書き方
ここは海外から日本へ来る人(ビザ申請人)の情報を記入します。例えばベトナムの方を呼びたい場合は国籍はベトナムと記入します。

【職業】の書き方
職業はビザ申請人の職業を書きます。例えば会社に勤めている場合は「会社員」と記入します。会社を経営している場合は「経営者」と記入します。もし仕事をしていない場合は「無職」と記入してください。

【氏名】の書き方
氏名はビザ申請人の名前をアルファベットで書きます。氏名は必ずパスポートの順番通りに記入してください。もしスペルなどを間違えるとビザ申請人として認識してもらえなくなります！

そのため、氏名はビザ申請人のパスポートを確認しながら記入することをおすすめします！また中国の方など漢字の名前の場合はピンイン(アルファベット)を記入してください。

【性別＆人数】の書き方
性別はビザ申請人の性別(男・女)にチェックを入れてください。そしてほか○○名はもしビザ申請人が複数名の場合はここに人数を記入してください。

例えば、友人2人を招待したい場合はほか1名という記入になります。3人の場合はほか2名、4人の場合はほか3名という感じです。ちなみに、招待したい人が1人の場合は他0名と記入してください。

【生年月日】の書き方
生年月日は西暦で記入してください。そして年齢は書類記入日(1番の日付箇所)を基準に考えてください。短期滞在ビザ申請中に誕生日がくるけど、どうしようといったご心配はいりませんよ。

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5番の招へい目的等の項目の書き方について

【招へい目的】の書き方
今回ビザ申請人がなぜ日本に来るのかを書いてください。例えば、観光を一緒にする・商談のため等と記入します。呼びたい目的にあった内容をご記入くださいね。

【招へい経緯】の書き方
こちらは、出来る限り「別紙のとおり」と記入し冒頭でもご紹介した招へい経緯書を別途作成することをおすすめします。招へい経緯書については、後の項目で詳しくご説明します。

【申請人との関係】の書き方
申請人との関係はビザ申請人と招へい人がどのような関係かを書く項目になります。例えば、友人・交際相手・婚約者・ビジネスパートナー等です。

よくどちらから見ての関係性を書けばいいのか悩まれる方がいますが、例を出すと中国にいるお母さんを日本にいる娘が呼ぶ場合はビザ申請人の娘と記入すればOKです！なので書き方が分からないーーっと悩んだ時はビザ申請人の○○という記入にしましょう！