海外からインビテーションレター(Invitation letter)を送ってほしいと言われたけど何？

外国人の友人や恋人・家族、海外企業や取引先からインビテーションレター(Invitation letter)を送ってほしいと言われたけど、何を送れば良いのか分からない！とお困りの方。

インビテーションレター(Invitation letter)・・・直訳すると招待状だけど、招待状って何を書けばいいの？とお悩みの方！

外国人の方が、日本へ来る時に大使館や領事館・代理申請機関からこのインビテーションレターを追加書類として求められることがあります。

今回、私たちコモンズ行政書士事務所がご紹介する記事は「海外からインビテーションレター(Invitation letter)を送ってほしいと言われたけど何？」です！この記事を読んでもらえればインビテーションレターについて詳しく分かります。またインビテーションレター(Invitation letter)の記入例についてもご紹介していますので、ぜひご参考にしてくださいね。

私たちコモンズ行政書士事務所では、ビザ取得を専門に行っており常に取得率97％以上を誇っております。また、サポート料金も1名様55,000円(税込)と明朗会計になっており、追加料金を頂くことは一切ございません。それだけ、ビザ取得のサポートに関しては他に負けない自信を持っております！特に短期滞在ビザは毎日のようにご依頼を頂いておりますので、最新の国別の取得傾向や許可データが豊富にあります。

ぜひ行政書士事務所が実際に活用しているインビテーションレター(Invitation letter)の書き方をご確認頂き、ご依頼のご参考にしてくださいね。

１. インビテーションレター(Invitation letter)とは？

インビテーションレター(Invitation letter)＝招へい理由書

インビテーションレター(Invitation letter)とは、一部例外があるかもしれませんが、基本的に「招へい理由書」のことを指していることが多いです。

この招へい理由書とは、ビザ申請人(海外から日本へ来たい人)を日本へ招待しますよ！と大使館や領事館に伝える書類になります。ここで(招へい理由書)にサインをする人を招へい人(招聘人)といいます。

というのも、このインビテーションレター(Invitation letter／招へい理由書)があるのと、ないのとではビザ審査の難易度が変わります。

外国人の方が、個人的に日本の査証(観光ビザ／Tourist visa)を取得するには、本人の収入等の条件がとても厳しくなります。しかし、日本側に招待する人がいる場合は、日本へ来る目的が明確になるので通常の(観光ビザ／Tourist visa)よりも取得しやすくなる傾向があります。

そのため、外国人の方からインビテーションレター(Invitation letter)を送ってくださいと依頼されるのかと思います。

このインビテーションレター(Invitation letter／招へい理由書)は外務省のホームページからダウンロードできます。招へい人になるためには必ず日本で暮らしている(+日本に住民票があること)が絶対条件になります。もし、あなたが日本で暮らしていない(住民票がない)場合は、なることは出来ませんのでご注意ください。

【参考記事】フィリピン人の彼女を日本へ招待！フィリピン人の短期滞在ビザ手続き方法

ちなみに下の画像がインビテーションレター(Invitation letter／招へい理由書)になります。次の項目から上から順番に記載項目を解説していきます。

インビテーションレター(Invitation letter／招へい理由書)

２.インビテーションレター(Invitation letter／招へい理由書)の各記載項目を紹介！

インビテーションレター(Invitation letter／招へい理由書)の1番から5番の内容を理解しよう！

さっきのインビテーションレター(Invitation letter／招へい理由書)の画像に上から順番に1番～5番の番号をつけました！これから順番に1番から説明をしていきますので画像を確認しながらどこの項目の説明かを見てくださいね！

インビテーションレター(Invitation letter／招へい理由書)番号付き

１番の日付の箇所について

特にこの箇所に詳しい説明は必要ないかと思いますが、このインビテーションレター(Invitation letter／招へい理由書)を記入した日付を書いてもらえればOKです！ただし、書類の有効期限は発行(記入日)から３か月間になりますのでご注意ください。

２番の大使館・領事館について

ここには今回海外から呼びたい人(ビザ申請人)の国にある大使や総領事の名前を書きます。例えばフィリピンだと在フィリピン日本国大使殿・中国の上海に暮らしている人のビザを申請するなら在上海日本国総領事殿となります。大使や総領事はどちらかにチェックを入れますので記載する項目は在○○○○日本国の○○○○の部分のみ記載します。

【参考記事】ベトナム人の彼女と日本で結婚手続きが実現！ベトナム人の短期滞在ビザ手続き方法

３番の招へい人の項目について

【住所】
ここは招へい人の情報を記入します。住所は招へい人の住民票の住所を記入してください。郵便番号も忘れずに記入してくださいね！

【氏名】
氏名は招へい人の名前を自筆で書きます。商用の場合は氏名の前に会社名と役職を記入してください。

【電話番号＆ＦＡＸ番号】
招へい人の電話番号とＦＡＸ番号を書いてください。ＦＡＸ番号がない場合は記入は不要です。知人訪問・親族訪問の場合電話番号は出来る限り携帯番号を記入してください。商用は会社の代表番号等で結構です！

【参考記事】フィリピン人を日本へ招待！フィリピン人の短期滞在ビザ手続き方法

【担当者所属先名】
短期商用の場合はこの項目に所属先の会社名を記入してください。

【担当者氏名】
担当者氏名とは招へい人(代表取締役等)がビザ申請人の招へい手続きを進めている場合は招へい人(代表取締役等)の情報で結構です。ただ、招へい人以外がビザ申請人の招へいを担当している場合はその担当をしている人の名前を書きます。

【担当者電話番号＆ＦＡＸ番号】
担当者の電話番号・ＦＡＸ番号を書いてください。

4番のビザ申請人の項目について

【国籍】
ここは海外から呼びたい人(ビザ申請人)の情報を記入します。例えば今回ベトナムの人を呼びたい場合は国籍はベトナムと記入します。

【職業】
職業はビザ申請人の職業を書きます。例えば会社に勤めている場合は会社員と記入します。会社を経営している場合は経営者と記入します。もし仕事をしていない場合は無職と記入します。

【氏名】
氏名はビザ申請人の名前をアルファベットで書きます。これは必ずパスポートの順番通りに記入してください。もしスペルなどを間違えるとビザ申請人として認識してもらえなくなりますので注意してください！ビザ申請人のパスポートを確認しながら記入することをおすすめします！また中国の人など漢字の名前の方はピンイン(アルファベット)を記入してください。

【性別＆人数】
性別はビザ申請人の性別(男・女)にチェックを入れてください。そしてほか○○名はもしビザ申請人が複数名の場合はここに人数を記入してください。例えば友人2人を招待したい場合はほか1名という記入になります。3人の場合はほか2名、4人の場合はほか3名・・・という感じです。

【生年月日】
生年月日は西暦で記入してください。そして年齢は書類記入日(1番の日付箇所)を基準に考えてください。ビザ申請中に誕生日がくる・・・などのご心配はいりません。

【関連】中国人のカンタンな短期滞在ビザ手続き方法を知る

5番の招へい目的等の項目について

【招へい目的】
今回ビザ申請人がなぜ日本に来るのかを書いてください。例えば観光を一緒にする・商談のため等と記入します。呼びたい目的にあった内容をきちんとご記入ください。

【招へい経緯】
こちらは短期滞在ビザ申請にとても重要な項目になりますので、後の項目で詳しくご説明します。

【申請人との関係】
申請人との関係はビザ申請人と招へい人がどのような関係かを書く項目になります。例えば友人・交際相手・婚約者・ビジネスパートナー等です。よくあるのがどちらから見ての関係性を書けばいいのか悩まれる方がいますが、例を出すと中国にいるお母さんを日本にいる娘が呼ぶ場合はビザ申請人の娘と記入すればOKですよ！なので書き方が分からないーーっと悩んだ時はビザ申請人の○○という記入にしましょう！

３. インビテーションレター(Invitation letter／招へい理由書)の招へい経緯とは

招へい経緯が短期滞在ビザ申請に1番重要な項目！

最初にお話をした大使館や領事館が公表していないビザ取得の可能性を大幅に上げることが出来る書類についてのお話になります。

ご紹介したインビテーションレター(Invitation letter／招へい理由書)のサンプル・見本でご確認頂ければ分かると思うのですが、私たちコモンズ行政書士事務所ではこのインビテーションレター(Invitation letter／招へい理由書)の招へい経緯に内容を記入しません。なぜかというと短期滞在ビザ審査に有利な招へい経緯書を別途作成するためです。

この招へい経緯とは、ビザ申請人の国籍・ビザ申請人と招へい人の関係性・保証力(収入状況・年収・貯金額等)によって記入する内容が異なります。そのため、インビテーションレター(Invitation letter／招へい理由書)の少しスペースでは書ききれないのです。

少し思い浮かべてください。今回日本へ招待したい人はあなたにとってどんな人ですか？どうやって出会い、どんな楽しい時間を一緒に共有しましたか？そして何故今回その人を日本へ呼びたいと考えましたか？

きっと今少し思い浮かべるだけでもたくさんの出来事や想いが出てきたと思います。そんな強い想いをインビテーションレター(Invitation letter／招へい理由書)の少しの空白だけでは審査官に伝えれないですよね？

そのため、私たちコモンズ行政書士事務所ではこの招へい経緯書を別に作成することを強くおすすめします。

ただ、注意点としてはたくさん書けば良いというものでもありません。ちょうど良い文章量・ビザ審査に適切な表現が必要になります。逆にビザ審査に不適切な表現だと不許可に繋がってしまう可能性があるので招へい経緯書は慎重に作成してくださいね。

もし、ご自身でのビザ申請がご不安であればそのビザ申請、短期滞在ビザ取得率97％以上のプロ集団私たちコモンズ行政書士事務所へおまかせしませんか？

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コモンズ行政書士事務所ではご依頼を頂いたお客様の１００人中９７人以上の方が短期滞在ビザ取得を実現しています。

私たちは、過去の取得実績に基づいたヒアリングを行い、お客様１人１人にあったビザ審査に有利な書類を作成致します。そして、お客様のビザ取得が実現出来るよう万全のサポート体制を整えております。

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短期滞在ビザは特性上、他のビザと異なり不許可になってしまった場合、６ヵ月間再申請することが出来ません。また、１度不許可になっているという履歴が残るため再申請で許可へ結果を覆すのが難しくなります。

私たちコモンズ行政書士事務所では短期滞在ビザ取得率９７％以上という実績がございます。ぜひ大切なビザ申請失敗しないためにも私たちにお電話・メールでご連絡ください。コモンズ行政書士事務所であなたの大切な人の来日を一緒に実現し、日本で楽しい時間を過ごしましょう！

４. インビテーションレター(Invitation letter／招へい理由書)の書き方見本

知人訪問＆親族訪問の場合のインビテーションレター(Invitation letter／招へい理由書)の書き方サンプル

知人訪問＆親族訪問の際に記入するインビテーションレター(Invitation letter／招へい理由書)の書き方見本(記入例)になります。今回の例で記入しているのはフィリピン人の彼女を呼ぶ場合のインビテーションレター(Invitation letter／招へい理由書)見本になります。

アルファベットや記載項目に抜けがないように記入しましょう！必ずインビテーションレター(Invitation letter／招へい理由書)の氏名欄に署名を忘れないように気を付けてくださいね！ただし、招へい人と身元保証人が同一人物の場合はこのインビテーションレター(Invitation letter／招へい理由書)の項目に｢省略｣と記載し記入を省略してもOKです！

親族訪問・知人訪問のインビテーションレター(Invitation letter／招へい理由書)見本

商用訪問の場合のインビテーションレター(Invitation letter／招へい理由書)の書き方サンプル

商用訪問の際に記入するインビテーションレター(Invitation letter／招へい理由書)の書き方見本(記入例)を掲載していますので確認してください。今回の例で書いているのはフィリピンの取引先を呼ぶ場合のインビテーションレター(Invitation letter／招へい理由書)になります。招へい人の署名欄は会社名＋役職＋名前を書いてください！

商用訪問のインビテーションレター(Invitation letter／招へい理由書)見本